あけましておめでとうございます。税理士の石川です。
電子帳簿保存法、、、対応しなければいけないんだけど、国税庁が公表している一問一答やパンフレットを見ても普段の業務に結びつかないというか、言葉が固すぎて、よくわからないんだよな・・・と思っていませんか？
実は、私はちょくちょく思っています。
「電子取引データについては、とりあえず紙に印刷して保存することも許しましょう（許すことを法律上は「宥恕」と言っています）」という取扱いが令和５年12月31日に終わり、令和６年１月１日からデータの保存が必須になります。令和５年のはじめは、今更聞きづらい電子帳簿保存法の基礎から入りましょう。
Ｑ１ ECサイトで購入したときの領収書
アマゾンや楽天のECサイトでは、ログインすればいつでも領収書をダウンロードすることができます。わざわざPDF化してパソコンに保存しておく必要はないのでは？
Ａ
国税庁の一問一答で
「発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合には、PDFによるダウンロード、HTMLによる表示を問わず、ウェブサイト上に領収書を保存する」という方法が認められており、サイトからいつでもダウンロードできるというのは、該当するようにも思われます。だだし、
・ECサイトによってはダウンロードの期限が設けられているかもしれない
・ECサイトの運営側のトラブルで領収書データが消えるかもしれない
・検索条件に合致するか疑問
などのリスクを考えると、パソコンに保存しておいた方がよいと考えられます。
Ｑ２ QRコード決済
ＱＲコード決済も電子取引として取り上げられている資料を見ました。QRコード決済は支払方法の一つなのですから、電子取引の範囲に含まれないのではないですか？
Ａ
「コンビニエンスストアで買い物をして○○payで支払った」ときは、コンビニエンスストアで交付されるレシートや領収書がありますので、電子取引には該当しません。
しかし、インターネット通販での支払い方法として○○payを使った場合は、紙の領収書がありませんので、電子取引に該当します。保存方法としては、決済画面のスクリーンショットを取り、パソコンに送って保存する、などが考えられます。
Ｑ３ データの保存装置の場所
データの保存装置（ハードディスクなど）は事務所内になければなりませんか？
Googleドライブなどのオンラインストレージはどうでしょう？
Ａ
保存装置が事務所内になければならないわけではありません。
オンラインストレージも認められます。
Ｑ４ 電子取引データを会計仕訳に添付する場合
当社が使っている会計ソフトには、仕訳に取引の電子データを添付する機能があります。
これは、電子取引データを保存していることになりますか？
Ａ
保存していることになります。
検索条件について注意点があります。
日付、金額・・・仕訳入力において必須事項ですから、これらについては問題ありません。
取引先・・・・・会計ソフトの種類や設定によっては取引先は必須の入力項目ではありません。取引先の入力が必須でない場合は取引先を摘要欄に忘れず入力し、取引先で検索できるようにしておいてください。
また、税理士事務所に会計ソフトの入力代行を依頼している場合、税理士事務所のパソコンにしか仕訳データや電子取引のデータがないということでは、会社で保存していることにはなりません。会社のパソコンでも仕訳データや電子取引のデータを閲覧できるようにしておく必要があります。
Ｑ５ タイムスタンプとは？
タイムスタンプは、パソコン上のファイルの更新日時とは違うのですか？
請求年月日とファイルの更新日時が近ければ、ファイルが改ざんされていないという証拠にはならないのですか？
Ａ
タイムスタンプとは暗号化の技術を使って
・ある時刻にその電子データが存在していたこと
・それ以降改ざんされていないこと
を証明しています。
タイムスタンプを提供する専門業者さんのサービスを利用する形となります。ファイルの更新日時とは全く違いますので、「更新日時がファイル受領時に近いから」といってファイルが改ざんされていないという証拠にはなりません。
Ｑ６ プリンタの設置
親会社のオフィスに間借りしていて、複合機も使わせてもらっています。
自社専用のプリンタを用意しなければなりませんか？
「レンタルオフィスなので、プリンタは共有」というパターンも同じです。
A
プリンタの所有は必須ではありません。国税庁の一問一答でも
「税務調査等があった時点においてプリンタを常設していない場合であっても、近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば、プリンタを備え付けているものと取り扱って、差し支えありません」
とされています。
いかがでしょうか？ 疑問点のいくつかは解決できたでしょうか？
ほかにも、いまさら聞ける人がいなくて、、、という点がありましたら、お問い合わせください。